5 Manfaat Sistem Manajemen Tiket bagi Bisnis: Lebih Efisien dan Cepat!

KOMPAS.TV – Dalam dunia bisnis yang dinamis, kepuasan pelanggan merupakan kunci utama yang menentukan keberhasilan sebuah perusahaan. Namun, tidak dapat dipungkiri bahwa keluhan atau komplain pelanggan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari proses bisnis.

Cara perusahaan menangani komplain tersebut bisa menjadi faktor penentu dalam mempertahankan kepuasan pelanggan. Salah satu solusi efektif untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menggunakan sistem ticketing seperti sistem manajemen tiket Mekari Qontak.

Mekari Qontak, sebagai penyedia layanan aplikasi CRM Omnichannel dan Call Center, menawarkan solusi ticketing system yang dapat memudahkan perusahaan dalam mengelola dan menyelesaikan komplain pelanggan.

Artikel ini akan menjelaskan bagaimana ticketing system dari Mekari Qontak dapat membantu perusahaan mengatasi komplain pelanggan.

Pengenalan Ticketing System Mekari Qontak

Ticketing system dari Mekari Qontak merupakan sebuah platform yang memungkinkan perusahaan mengorganisir, mengelola, dan melacak semua komplain atau keluhan pelanggan yang masuk melalui berbagai kanal komunikasi dalam satu dashboard terpusat.

Sistem ini mengotomatisasi proses pencatatan, penugasan, dan penyelesaian setiap kasus, memastikan tidak ada satu pun komplain pelanggan yang terlewat atau tidak ditangani dengan baik.

Langkah-Langkah Mengatasi Komplain Pelanggan dengan Ticketing System

1. Penerimaan dan Pencatatan Otomatis Komplain

Saat pelanggan mengajukan komplain melalui salah satu kanal yang tersedia, sistem secara otomatis akan menciptakan sebuah "ticket" atau tiket.

Setiap tiket diberi nomor unik dan mencatat detail penting dari komplain tersebut, termasuk identitas pelanggan, isi komplain, waktu pengajuan, dan kanal yang digunakan. Ini memudahkan dalam pelacakan dan manajemen komplain.

2. Penugasan Tiket ke Agen yang Tepat

Berdasarkan jenis dan urgensi komplain, sistem akan otomatis menugaskan tiket kepada agen layanan pelanggan yang paling kompeten untuk menangani masalah tersebut. Hal ini memastikan bahwa setiap komplain ditangani oleh orang yang memiliki keahlian dan sumber daya yang tepat, meningkatkan efisiensi penyelesaian.

3. Komunikasi dan Penanganan Komplain

Agen yang bertanggung jawab akan menghubungi pelanggan untuk memahami lebih detail tentang keluhan mereka dan bekerja bersama untuk mencari solusi. Selama proses ini, semua komunikasi direkam dan dapat diakses melalui sistem, memudahkan pemantauan dan review.

4. Pemantauan dan Pelacakan Status

Dengan adanya sistem ticketing, perusahaan dapat dengan mudah memantau dan melacak status penyelesaian setiap komplain. Agen dapat memperbarui status tiket sesuai dengan perkembangan kasus, memberikan visibilitas yang jelas kepada tim manajemen tentang efektivitas penanganan komplain.

5. Penutupan Tiket dan Feedback

Setelah komplain berhasil diselesaikan, tiket akan ditutup dengan mencatat solusi yang diberikan. Pelanggan kemudian dapat diminta untuk memberikan feedback mengenai pengalaman mereka dalam penyelesaian komplain, memberikan insight berharga untuk perbaikan layanan di masa depan.

Baca Juga: Bingung Kelola Saldo Cuti Karyawan? Tenang, Ada Fitur Mekari Talenta untuk Mengatasinya

Manfaat Menggunakan Ticketing System dari Mekari Qontak

• Efisiensi dan Kecepatan

Automasi dalam pencatatan dan penugasan tiket mempercepat proses penanganan komplain, meningkatkan efisiensi operasional.

• Tingkat Kepuasan Pelanggan yang Lebih Tinggi

Penanganan komplain yang cepat dan profesional meningkatkan kepuasan dan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.

• Insight untuk Perbaikan

Analisis data dari sistem ticketing dapat mengidentifikasi pola dan tren komplain, memberikan insight untuk perbaikan produk atau layanan.

• Kolaborasi Tim yang Lebih Baik

Platform terpusat memudahkan komunikasi dan kolaborasi antar tim dalam menangani komplain pelanggan.

Keuntungan Menggunakan Sistem Manajemen Ticket dari  Mekari Qontak

Menggunakan ticketing system dari Mekari Qontak dalam mengatasi komplain pelanggan tidak hanya memperkuat hubungan antara perusahaan dan pelanggan tetapi juga memperbaiki kinerja internal perusahaan dalam menangani masalah.

Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk merespons dengan cepat dan efisien, mengurangi waktu penyelesaian komplain, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dengan fitur-fitur seperti penugasan otomatis, pelacakan real-time, dan analisis data komprehensif, ticketing system dari Mekari Qontak menawarkan solusi terpadu yang memperkuat layanan pelanggan dan mengoptimalkan operasional perusahaan.

Lebih jauh lagi, sistem ini membantu perusahaan dalam membangun database komplain yang kaya, dan  bisa digunakan untuk menganalisis kecenderungan dan masalah umum yang dihadapi pelanggan.

Dengan informasi ini, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah proaktif untuk memperbaiki produk atau layanan mereka, serta mengembangkan strategi pencegahan untuk mengurangi jumlah komplain di masa depan.

Keberhasilan dalam mengatasi komplain pelanggan juga berkontribusi pada citra positif perusahaan di mata publik. Dalam era media sosial dan ulasan online, penanganan komplain yang cepat dan profesional dapat menjadi aset berharga dalam membangun reputasi perusahaan yang kuat.

Hal ini penting, karena pelanggan potensial sering kali mencari ulasan sebelum memutuskan untuk berinteraksi dengan suatu merek.

Dengan adanya dukungan pelanggan yang sangat responsif melalui sistem ticketing, perusahaan juga berpeluang untuk meningkatkan loyalitas pelanggan. Pelanggan yang merasa dihargai dan didengar cenderung untuk kembali dan melakukan pembelian berulang.

Selain itu, mereka juga bisa menjadi duta merek  tidak resmi, merekomendasikan produk atau layanan kepada orang lain berdasarkan pengalaman positif mereka.

Penggunaan teknologi dalam layanan pelanggan, khususnya sistem ticketing dari Mekari Qontak, merefleksikan komitmen perusahaan terhadap inovasi dan kepuasan pelanggan.

Ini menunjukkan bahwa perusahaan bersedia berinvestasi dalam solusi terbaik untuk memastikan bahwa setiap interaksi pelanggan dikelola dengan standar tertinggi.