Serba-serbi Notulen: Pengertian, Fungsi, Tujuan, dan Susunan

KOMPAS.TV - Notulen atau notula menurut KBBI adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalamnya.

Dilansir dari Thought Co, notulen ditulis menyertakan poin-poin kesepakatan dan tidak kesepakatan dengan ringkas dan koheren (berhubungan).

Ada beberapa fungsi notulen, yaitu:

- Bukti tertulis berlangsung rapat atau sidang.

- Tolak ukur keberhasilan tujuan rapat.

- Tolak ukur pengambilan tindakan setelah rapat.

Sementara, tujuan dari notulen di antaranya:

1. Bukti terlaksanakannya rapat

Notulen menjadi bukti tertulis terlaksananya rapat dan bentuk pertanggungjawaban pada atasan suatu organisasi, serta sebagai bukti tertulis jika terjadi penggunaan dana dalam rapat untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan.

2. Sumber informasi rapat yang kredibel

Dilansir dari Resource Centre, notulen merupakan catatan kredibel apa yang berlangsung dalam rapat untuk anggota yang tidak bisa menghadiri rapat tersebut.

Notulen juga menjadi sumber informasi jika hasil rapat dibutuhkan di kemudian hari karena akan dibagikan pada seluruh peserta rapat sekitar 1x24 jam setelah rapat berakhir.

3. Tolak ukur pengambilan keputusan

Notulen yang dilaporkan pada atasan merupakan salah satu pertimbangan pada pengambilan keputusan, karena berisi analisis tanggapan yang timbul pada orang-orang yang mengikuti rapat atau sidang terhadap suatu kasus.

Apa saja susunan notulen?

Bagian kepala notulen berisikan:

• Nama organisasi atau komite atau perusahaan atau kelompok
• Nama dan tema yang dibahas
• Hari dan tanggal
• Waktu pelaksanaan
• Tempat pelaksanaan
• Peserta rapat (seluruh orang yang mengikuti rapat tanpa terkecuali dan jabatannya)

Isi notulen mencakup pembukaan notulen, poin-poin diskusi, hasil rapat, dan waktu berakhirnya rapat.

Dan untuk akhir notulen diisi dengan agenda yang diusulkan untuk pertemuan berikutnya, waktu diadakan pertemuan berikutnya, penandatanganan notulen (nama, jabatan, dan tanda tangan).(*)

Grafis: Joshua Victor